Как организовать пресс тур. Идеальный пресс-тур

Средства массовой информации - самый верный и быстрый способ распространения информации. Вопрос лишь в том, как привлечь внимание всемогущих журналистов к рекламируемому предприятию, продукту или услуге. Существуют разнообразные способы, среди которых распространено такое явление, как пресс-тур. Это одна из самых эффективных уловок, которая приносит хорошие результаты.

Пресс-тур - оплачиваемый отдых для журналиста

Многие предприятия и компании в рекламных целях устраивают различного рода мероприятия для работников средств массовой информации. Пресс-тур - это организованная поездка для журналистов, в процессе которой они знакомятся с особенностями производства. Важным элементом такого события является наличие информационного повода, чего-то нового и необычного, что может привлечь внимание медиа.

Кто все это оплачивает?

Обычно это мероприятие полностью оплачивается предприятием-организатором. Иногда редакция возмещает часть расходов, например, если считает, что участие в поездке позволит получить полезные сведения. Пресс-тур для журналистов - неплохая возможность расширить свой профессиональный кругозор, добыть новую и интересную информацию, а также отдохнуть и пообщаться в неформальной обстановке, обзавестись новыми знакомствами.

К чему тратить деньги и оплачивать журналистам отдых?

Организовывая ознакомительные поездки для работников прессы, предприятия преследуют определенные задачи. Среди основных целей пресс-тура можно выделить следующие:

Реклама компании - показать широкой общественности работу предприятия изнутри. Это позволяет не только продвинуть компанию, но и повысить доверие потенциальных потребителей.
Демонстрация инноваций - ознакомление публики с особенностями нового продукта или более совершенных технологий.
Отклик в СМИ - в конце пресс-тура организаторы ожидают публикаций журналистов, в которых они рассказывают о новом продукте и описывают свои впечатления о поездке. Конечно же, эти отзывы не всегда бывают положительным. Именно поэтому к организации пресс-тура для СМИ стоит подходить с собой тщательностью.

Разновидности рекламного мероприятия

Пресс-тур можно разделить на следующие виды:

Дни открытых дверей - обычно устраиваются довольно закрытыми компаниями и предприятиями. Они могут проводиться как с определенной периодичностью (например, каждый год в одно и то же время), так и быть привязанными к конкретным инновациям (новому оборудованию, штату, улучшенным технологиям). Дни открытых дверей длятся один или несколько дней, все зависит от масштаба организации и количества посетителей. Их структура в основном одна и та же: в первой, официальной части, гостям рассказывают об особенностях предприятия. Во второй части проводится экскурсия, на которой посетители собственными глазами могут увидеть работу и особые достижения компании.
Посещение объекта - этот вид пресс-тура организовывается непосредственно для журналистов. Для новых предприятий это отличная возможность заявить о себе в прессе, оповестить общественность о своем существовании.
Путешествия - пожалуй, самый приятный для журналистов вид пресс-тура. Очень часто компании организовывают однодневные или более продолжительные прогулки по воде или по суше. Непринужденная атмосфера и положительные эмоции устанавливают между организаторами и прессой дружеские отношения, что способствует положительным отзывам и рецензиям.

Кто организовывает пресс-туры?

Пресс-тур - это прежде всего рекламное мероприятие. Здесь очень важно учесть все нюансы и мельчайшие детали, ведь одна маленькая оплошность может ощутимо подорвать репутацию той или иной организации. Разумеется, некоторые компании возлагают ответственность по организации пресс-тура на своих сотрудников. Другие же нанимают специалистов в этой области - сотрудников PR-служб. Их задача - не только грамотно организовать пресс-тур, но и сопровождать журналистов все время его проведения.

Как сделать пресс-тур успешным?

Организация пресс-тура - это трудоемкий процесс, требующий тщательной предварительной подготовки. Здесь важна каждая мелочь, все должно быть четко продумано заранее, предусмотрены даже самые непредвиденные ситуации. Нужно создать такие условия, в которых журналисты будут чувствовать себя комфортно и свободно, ведь именно от их впечатлений зависит, будет ли отзыв о компании хорошим или плохим. Именно поэтому в задачу организаторов входит не только создать приятное впечатление о предприятии, но и удовлетворить потребности и желания работников медиа. Все это должно учитываться при планировании мероприятия.

Этапы организации пресс-тура

Они следующие:

Несколько важных правил

Во время проведения пиар-мероприятия гости должны пребывать в комфорте и беззаботности. Они должны чувствовать, что в любой момент им помогут и разрешат все вопросы и проблемы. Журналисты - гости очень привередливые, и уделяют пристальное внимание даже самой незначительной мелочи. Именно поэтому стоит соблюсти ряд простых, но очень важных правил:

Не следует экономить на еде, напитках, транспорте и гостинице. Пресс-тур ориентирован на журналистов, поэтому им нужно оказать достойный прием.
Условия размещения организаторов ни в коем случае не должны быть лучше, чем у гостей - это будет сразу же подмечено и, вполне возможно, отражено в отзывах.
Лучше всего поселить работников прессы и представителей компании рядом. Так у них будет больше возможностей пообщаться в неформальной, непринужденной обстановке, наладить доверительные отношения и получить больше информации.
Рекомендуется разделить гостей на небольшие группы, если их слишком много. К каждой необходимо прикрепить сопровождающего, который будет помогать его членам. Так контактировать с журналистами будет намного проще.

От теории к практике

Каким образом пресс-тур проводится на практике? Как именно реализовывается главная задача мероприятия: распространение информации о производителе через публикации в СМИ? Эти вопросы наглядно можно рассмотреть на одном наиболее показательном примере пресс-тура.

Грандиозный корабль с грандиозными продажами

Летом 1997 года небольшую группу журналистов пригласили на обед и экскурсию по круизному лайнеру Grand Princess, который в скором времени собирались официально спустить на воду. После посещения корабля в различных изданиях, а также на телевидении появились рецензии и отзывы о нем.

Первое плавание состоялось в мае 1998 года, на него были торжественно приглашены около сорока журналистов. После этого СМИ буквально кричали о грандиозном корабле и прекрасной прогулке на нем. Чуть позже лайнер посетило много знаменитостей. В прессе были опубликованы интервью с ними, в которых они делились с публикой своими впечатлениями о корабле (разумеется, положительными). Торжественный спуск Grand Princess на воду транслировался по Интернету с многочисленной онлайн-аудиторией.

В результате всех этих длительных и тщательно продуманных пиар-ходов билеты на первый круиз были полностью распроданы за три месяца до отправления. Компании даже пришлось заказать дополнительные корабли, так как популярность круиза стремительно росла.

Grand Princess стал одним из самых известных и популярных круизных лайнеров в истории. Все это - заслуга не только команды корабля, но и грамотного распространения информации о нем.

Определение 1

Пресс-тур – это тщательно запланированное представителями PR-службы мероприятие, которое предназначается специально для журналистов и может продолжаться от нескольких часов до нескольких дней.

Это мероприяите проводится для того, чтобы получить объективные публикаций в СМИ, а поводом для проведения пресс-тура может выступать необходимость ознакомить общественность с реальной деятельностью организации и любое важное событие, в котором фирма принимает активное участие.

Тип данных мероприятий может быть различным, начиная от глобальной популяризации конкретного события, новой коллекции, бренда, открытия новой гостиницы или для привлечения хорошего и стабильного туристического потока в определенный регион.Такие мероприятия приобрели популярности в сфере туризма.

Стоит отметить, что в настоящее время пресс-тур практически всегда содействует необходимому рекрутированию лояльной обоймы корреспондентов, что значительно повышает возможность возникновения благоприятного и успешного общения с обществом.

Отдел по связям с общественностью заранее оговаривает с руководством ключевые цели проведения предстоящего пресс-тура. Это означает, что указанное мероприятие следует посвящать только чему-то значительному или перспективному развитию компании. Также крайне важно ознакомление общественности с помощью массовой коммуникации с планами конкретной организации, в результате чего происходит поиск крупных инвесторов.

Замечание 1

Для экспертов по связям с внешним миром желательно сразу же после принятия решения о точном проведении пресс-тура получить от руководства приказы, в которых четко определены задачи, а также прописаны фамилии лиц, отвечающих за его непосредственную подготовку.

Технология проведения пресс-туров

В ходе проведения пресс-туров необходимо все тщательно продумать и распланировать. Так, заранее приглашается представители разнообразных компаний, турагентств, министерств, которым необходимо обеспечить и покрыть большинство расходов. Иногда взамен на гарантированный договор с редакцией требуется размещение интересной информации о мероприятии.

Основная подготовка данного мероприятия состоит из ряда стандартных этапов:

конкретное описание важных целей;
определение точного времени проведения;
выбор обслуживающего персонала;
определение центральных объектов;
выбор маршрута;
составление перечня приглашенных корреспондентов;
оповестить те СМИ, чье присутствие необходимо в зависимости от темы;
перепроверить количество принявших приглашение;
рассылка журналистам предварительного анонса;
уточнение окончательного списка всех участников.

Все ключевые обязанности по предоставлению эффективной и функциональной работы и осуществлению важных контактов с представителями хозяйственного сектора организации проводят эксперты отдела по связям с общественностью.

Этот же отдел занимается поддержанием непрерывной связи со СМИ на основании уже имеющейся в компании базы сведений и регулярных контактов с ними, а затем предоставляет отчет руководству в виде поименного списка журналистов, присутствие которых в определенный день было бы полезно и желательно.

Как показывает практика, приблизительно 50 % корреспондентов, которые изначально были включены в перечень, по разным причинам не приходят на пресс-конференцию в день ее проведения. Зачастую, многие просто благодарят за приглашение и выражают искреннее сожаление по поводу невозможности его принять, тем не менее демонстрируют некую заинтересованность и просят прислать всю информацию, связанную с этим событием.

Специалисты советуют всегда удовлетворять такую просьбу журналистов и не игнорировать их желания. Все принятые решения и соответствующие договоры, заключаемые благодаря данному мероприятию, оформляются исключительно на бумаге.

Замечание 2

В настоящее время все более востребованной и популярной становится достаточно интересная разновидность пресс-тура - fam-туры, или fam-трипы -ознакомительные, познавательные и развлекательные туры.

Это фактически привычный нам пресс-тур, в программу которого входят культурно-развлекательные программы. Fam-трипы означают неофициальную, непринужденную атмосферу, в результате чего возможно получить яркие и красочные впечатления, мотивирующую реальную обстановку.

Бюджет пресс-тура

В основном бюджете пресс-тура существует несколько видов обязательных расходов, часть которых может не входить в маркетинговый прописанный прайс. При этом, можно получить очень искаженные данные по действительным значениям бюджета, если не учитывать все предстоящие расходы. Следовательно, правильный расчет финансовой эффективности пресс-тура будет не принят руководством. И так, бюджет пресс-тура включает следующие показатели:

услуги кадрового агентства по организации мероприятия;
визы;
страховки;
питание;
культурная и развлекательная программа;
билеты;
проживание в отеле
трансферы (такси, автобусы, поезд, общественный транспорт);
услуги по обязательной редактуре и корректуре.

Как и любое другое мероприятие для СМИ, пресс-тур может решать сразу несколько принципиально важных задач. Главные из них заключаются в своевременном информировании общественности о работе определенной компании, получении дополнительных и центральных публикаций, а также в ознакомлении с предстоящим запланированным событием.

Кроме того, у таких встреч всегда можно найти массу положительных моментов: поддержание хороших дружеских отношений с журналистами, знакомство и общение корреспондентов со спикерами, расширение существующей базы журналистов, инициация важных тем и иные договоренности.

Концепция и цель проекта

Вообще ресурсоемкость проведения пресс-тура в полной мере компенсируется его РИ-эффективностью, так как именно в поездках, в процессе осуществления совместной трудовой деятельности, устанавливается доверительное и неформальное общение, в результате чего возникают тесные долгосрочные контакты и крепкие межличностные связи с корреспондентским пулом, что в ближайшем будущем посодействуют получению реальных дивидендов для РИ-эксперта и организации.

Пример 1

В качестве примера можно указать следующие: Публикации в СМИ и глобальной сети Интернет, посвящённые новинкам, брендам, инновациям и нанотехнологиям являются экологическим аспектам деятельности любой компании, приносящие благоприятные результаты по завершению проекта.

Главные цели проведения пресс-тура можно выделить в такие критерии:

публикация материалов в СМИ по заданной тематике;
установление дружеских отношений с корреспондентами;
раскрытие уникальных возможностей в сфере информационного взаимодействия
краткое описание главных идей и сути проекта;
налаженная работа с журналистами;
актуализация личных контактных данных участвующих в поездке корреспондентов;
повышение уровня знания журналистов о бренде и новинках организации.

Главная задача в таком виде экскурсии состоит в правильном формировании мнения общественности о «послах бренда». Даже если это на данный момент кажется нереальным и недостижимым, то блокировать широкое распространение через журналистов или разнообразные издания заведомо неверной информации не стоит.

Следует в течение всего времени стремиться получить возможность доказать свои принципы и рассказать общественности о реальной ситуации, которая происходит в конкретной фирме.

Если организация пресс-конференции и пресс-тура была масштабной и всеобъемлющей, ее результатом в обязательном порядке станет достаточно глубокое освещение определенной тематики в печатных и электронных СМИ, появление повышенного интереса представителей масс-медиа и общественности к ньюсмейкеру, а также повышение авторитета компании, в ряде случаев – стремительное увеличение покупательского и клиентского спроса.

Подытожив, хочется отметить, что хорошо спланированный пресс-тур считается одной из самых результативных и эффективных форм прямого взаимодействия с журналистами. Одним из основных преимуществ этого мероприятия является его достаточно неофициальный характер, то есть предоставленная всем участникам возможность увидеть любое событие изнутри, даже принять активное участие в нем. Это, в свою очередь, приведет к большей вероятности возникновения лояльных и правдивых публикаций в СМИ.

С организацией пресс-мероприятия рано или поздно сталкивается любой пиарщик, ведь несмотря на бурное развитие соцсетей и мессенджеров живое общение с журналистами пока еще никто не отменял. Но какой именно формат общения со СМИ выбрать? В каком случае уместно устроить пресс-конференцию или пресс-ланч, а в каком имеет смысл организовать целый пресс-тур? Сегодня на постараемся в этом разобраться.

Пресс-конференция

Основные правила

1. Средняя продолжительность пресс-конференции составляет обычно плюс-минус один час.

2. Обязательно должна быть презентационная часть.

3. В пресс-конференции обычно участвуют несколько спикеров.

4. 30-40 минут составляют выступления спикеров. В среднем 15-20 минут отводится на вопросы журналистов.

О пресс-конференциях во всех подробностях мы уже рассказывали в статье , так что не будем повторяться, а перейдем к следующим форматам пресс-мероприятий.

Пресс-брифинг

Пресс-брифинг - по сути, тоже пресс-конференция, только короткая. Цель - быстро проинформировать журналистов, сделать заявление или прокомментировать ситуацию, что называется, по горячим следам.

Основные инфоповоды для организации пресс-брифинга

1. Скандалы , которые так или иначе коснулись той структуры, которая вынуждена устроить пресс-брифинг. Это может быть, например, обнаружение опасного для здоровья ингредиента в производимой компанией продукции, негатив, распространяемый о компании и вызвавший большой общественный резонанс, ставшая публичной информация, порочащая репутацию руководителей компании и т. д.

2. Чрезвычайные происшествия - например, массовые отравления, производственные травмы, аварии и т. д.

3. Геополитические события , влекущие за собой значимые изменения в работе организации.

Презентационная часть в пресс-брифинге отсутствует. Спикеры сразу излагают свою позицию по заявленной теме. Само мероприятие длится не более 30 минут, включая время, которое отводится на вопросы журналистов.

Устраивать пресс-брифинги в силу их специфики приходится оперативно. Поэтому имеет смысл заранее собрать «тревожный чемоданчик» - составить себе план действий.

Продумайте, где может проходить пресс-мероприятие. Такой формат не требует обязательной рассадки приглашенных журналистов и аренды конференц-зала, хотя и не исключает подобного варианта. Чаще всего пресс-брифинг проводится стоя, нередко в холле гостиниц, аэропорту, главном офисе компании, здании администрации и т. д.

Выберите спикера, который будет озвучивать ключевую информацию. Брифинг не предполагает большого количества выступающих, это должны быть максимум два человека. Они должны четко и аргументированно изложить позицию компании, предоставить журналистам факты, цифры и т. д.

Важно четко определить, какая именно тема будет освещаться на пресс-брифинге. Включить в повестку сразу несколько вопросов не получится, учитывая краткость формата. Готовить развернутую презентацию, содержащую аналитику, статистику, графики и т. д., для такого мероприятия, как пресс-брифинг, не нужно.

Пресс-ланч

Пресс-ланч - менее формальный, нежели пресс-конференция и брифинг, но довольно эффективный формат коммуникации с прессой. Такое пресс-мероприятие предполагает встречу журналистов с первыми лицами компании и общение во время завтрака или обеда. На встрече можно обсудить проблемы, связанные с работой компании, новый продукт или услугу, значимый спецпроект, организовать серию мини-интервью со спикерами.

Концепция пресс-ланча хороша, если нужно поближе познакомиться с журналистами из своей отрасли, узнать реакцию представителей СМИ на те или иные вопросы и, исходя из этого, выстраивать дальнейшее сотрудничество. Как правило, такое пресс-мероприятие организуют для узкого круга представителей СМИ из профильных изданий.

Обычно инфоповод для пресс-ланча не является срочным, сенсационным по своей сути, а значит лучше выбрать для мероприятия день, свободный от громких премьер, презентаций, выставок, так, чтобы журналисту не пришлось «разрываться» между несколькими событиями одновременно.

Центральное место в процессе подготовки занимает поиск локации. Выбранная площадка должна отвечать следующим требованиям:

удобное территориальное расположение;
уютный, стильный интерьер;
комфортная внутренняя планировка;
хорошее меню и высокий уровень обслуживания.

Конечное решение принимается исходя из ряда факторов: бюджета, впечатления, которое хочется произвести, задач, стоящих перед компанией. Тематика встречи также может задавать тон общей концепции пресс-ланча.

Обязательно позаботьтесь о приветственном слове для спикеров. Речь не должна быть слишком длинной и перегруженной фактами. Достаточно будет вступления в формате знакомства.

Пресс-тур

Пресс-тур - продолжительное мероприятие, цель которого получить объемные публикации в СМИ. Такой формат коммуникации подойдет, если компания хочет поближе познакомить общественность со своей деятельностью, рассказать о достижениях, истории, презентовать значимый продукт или, допустим, пригласить журналистов на открытие нового производства.

Зачастую пресс-туры организуют для журналистов из других городов и стран. Само по себе мероприятие довольно масштабное, и его подготовительная часть занимает не меньше, а иногда и в разы больше времени, чем сам пресс-тур.

Важно позаботиться о встрече, трансфере, проживании, питании журналистов, сопровождении их по маршруту пресс-тура, включая все запланированные мероприятия. Особого внимания заслуживает вопрос аренды конференц-залов, оснащенных необходимой аппаратурой.

Помимо чисто организационных и технических аспектов нужно отработать контентную составляющую. На каждый день, для каждой встречи журналистов со спикерами нужно продумать, прописать и отрепетировать выступления, а также подготовить сопроводительные материалы.

Организация пресс-тура

Пресс-тур должен иметь четкую задачу по распространению информации о компании. В ходе этого мероприятия журналистам необходимо получить новые ценные для аудитории факты.

Как и другие мероприятия медиарилейшнз пресс-тур должен быть хорошо организован. Его не стоит превращать в обычную выездную вечеринку с прекрасной бесплатной едой и выпивкой (если только речь не идет именно о развлекательной прогулке). При плохой организации обманутые в своих ожиданиях или раздраженные журналисты могут подготовить совсем нежелательные материалы.

Организация пресс-тура начинается с планирования. Сначала определяются задачи, которые необходимо решить. Далее выбирается вид пресс-тура, место, время (даты и протяженность), транспорт, маршрут, место и условия размещения, определяется круг приглашаемых журналистов (возможно и других гостей), разрабатывается программа, решаются вопросы безопасности, изготавливаются необходимые материалы, назначаются ответственные сотрудники и т. д.

Программа предусматривает подробную детализацию, исключающую временные паузы, задержки, нестыковки и т. д. В нее могут входить, например, такие пункты:

– сбор (время и место),

– отправление (время и место),

– завтрак (время и место),

– встреча с … (время, место, имя, фамилия, должность),

– посещение … (время, место),

Журналисты должны постоянно ощущать заботу о себе – со встречи в месте сбора до прощания в заранее определенной точке. Представителю компании необходимо в любой момент быть рядом и суметь подсказать где можно припарковать автомобиль, в какой автобус (поезд и т. д.) нужно садиться, какие места занимать, где находится туалет, во сколько будет остановка, с кем предусмотрена следующая встреча, что предусмотрено в вечерней культурной программе, где можно получить маршрутную карту, другие информационные материалы и т. д.

Маршрут не должен быть слишком длинным, утомительным. Предварительно его необходимо тщательно проработать. Если журналисты будут двигаться самостоятельно, то необходимо расставить указатели-таблички. Во избежание путаницы и суматохи лучше организовывать группы, к которым прикреплять гидов.

Если демонстрируется какое-то оборудование, оно должно быть достаточно чистым и безопасным для журналистов. Обслуживающий персонал также должен быть одет в приличную спецодежду, быть дружелюбным по отношению к экскурсантам и готовым к тому, что кто-то из журналистов захочет задать несколько вопросов.

Стоит размещать журналистов рядом с представителями компаний, чтобы они могли неформально общаться на протяжении всего пресс-тура.

У организаторов не должно быть более комфортных мест и условий, чем у журналистов. Это не останется незамеченным.

Лучше не пытаться сэкономить на дешевом транспорте, жилье, питание и т. д. Это также будет раздражать журналистов. Не важно какой длительности был пресс-тур, организовывался ли легкий завтрак или роскошный фуршет, журналисты всегда обратят внимание на то, что было в тарелке.

Посещение места события, с одной стороны, дает сотрудникам редакций свежие впечатления, определенную свободу отбора фактов, с другой стороны, требует особой ответственности организаторов – журналисты могут заметить то, чему представители компании не уделили должного внимания.

Прежде всего представители компании должны взглянуть на мероприятие глазами журналистов. Ведь работники прессы скорее всего обратят внимание и на то, к чему привыкли или чего не хотят замечать сотрудники компании. Любые мелочи могут отвлечь журналистов от главного, «смазать» информационную картинку.

Пресс-тур для журналиста начинается с получения персонального приглашения. Даже если на день открытых дверей приглашаются все желающие и объявление публикуется в СМИ, работников редакций следует приглашать отдельно. В приглашении описывается суть предстоящего пресс-тура (информация, которую с его помощью можно будет получить), обозначаются даты и место, указывается на полную или частичную бесплатность мероприятия и т. д. К приглашению прикладывается подробная программа пресс-тура, а также инструкция, как добраться до места сбора, что желательно с собой взять, как подтвердить свое участие и т. д.

Конечно, приглашения должны быть разосланы заблаговременно.

Для того, чтобы журналисты могли работать с как можно более полной и точной информацией, для них должны быть подготовлены необходимые материалы: перечни людей, с которыми предстоит встретиться в течение пресс-тура, их биографии, пресс-релизы, фото и видеоматериалы. К каждому конкретному пресс-туру нужно разрабатывать свой специфический медиакит.

В конце пресс-тура обычно раздаются подарки, повышающие настроение гостям. Это могут быть образцы продуктов, изготавливаемых на посещаемом объекте или какие-то фирменные сувениры компании.

Если в пресс-туре участвует большое количество журналистов, то заранее стоит разбить их на группы, прикрепив к каждой из них представителя компании.

Чтобы пресс-тур был проведен на высоком уровне, особое внимание следует уделить подготовке сопровождающего персонала. У каждого представителя компании должен быть бадж с указанием имени и фамилии. Если пресс-тур проходит в месте массового скопления людей, то нужно иметь специальный флажок или другой опознавательный знак. Если вокруг очень шумно, то представителю компании стоит предоставить мегафон. Транспорт необходимо оснастить соответствующим оборудованием, чтобы все слышали, что говорит гид.

Все представители компании или специально нанятые гиды, должны пройти необходимую подготовку, чтобы в любой момент помочь журналистам. В том числе и ответить на какие-то вопросы, связанные со спецификой оборудования или технологий, используемых на посещаемом объекте. Также представители компании должны знать, что делать в непредусмотренных ситуациях (авария, приступ болезни и т. д.)